Élaborer un plan analytique efficace est essentiel pour les hôtels et restaurants souhaitant affiner leur stratégie financière et opérationnelle. Cet article dévoile cinq conseils clés pour construire un plan analytique robuste, permettant d'optimiser la gestion des revenus et des coûts tout en améliorant l'expérience client.
Etablir un bon plan analytique peut s’avérer complexe
La première erreur : vouloir tout analyser pour être certain de ne pas passer à côté d’une information.
Trop d’informations, ou une trop grande granularité dans ces informations ne sera pas bénéfique pour une analyse efficace, car vous serez vite noyés dans le flot d'informations disponible. Vous serez alors incapable de détecter des anomalies dans votre gestion.
A l'inverse, adopter un plan analytique trop peu détaillé, ne vous permettra pas d'identifier correctement et en temps voulu un dépassement éventuel de vos charges.
C’est pourquoi il est important de définir vos axes d’analyse en fonction du niveau de détail qui est requis dans votre activité, en vous concentrant sur les indicateurs essentiels. Si l'un des indicateurs que vous suivez ne vous semble pas bon, il sera toujours possible de récupérer le détail de vos écritures afin d'analyser ce poste de dépense plus en profondeur.
Conseil n°1 : Définissez les besoins de votre société
Mettez en avant dans votre plan analytique les postes importants pour votre hôtel.
En effet, si votre hôtel comporte 10 chambres et que le principal de votre Chiffre d’Affaires est fait sur le restaurant, il n'est probablement pas pertinent d’analyser séparément vos types de chambres. Par contre analyser la différence entre le restaurant midi et soir semble primordial afin de pouvoir analyser votre rentabilité sur les différents services.
Lister les spécificités de votre hôtel, peut vous permettre déterminer les lignes qui seront importantes pour le pilotage de votre activité.
- De combien de chambres disposez-vous ?
- Quels sont les centres de profits importants de votre hôtel ?
- Votre équipe est-elle polyvalente, ou organisée par point de ventes ?
Ainsi, si une activité annexe représente un montant important de votre Chiffre d’Affaires (comme des locations de bateau, le séminaire, etc) il peut être intéressant d'isoler une partie des charges inhérentes à cette activité.
Conseil n°2 : Construisez votre plan analytique en fonction des indicateurs que vous souhaitez suivre
Pour éviter les approximations, construisez votre plan analytique afin de pouvoir calculer facilement vos ratios.
Ainsi, si vous souhaitez analyser correctement le coût de nettoyage de votre linge, il sera utile d'isoler les factures de votre blanchisseur dans un poste spécifique 'linge' qui sera également présent dans votre comptabilité et dans vos budgets.
Vous n'aurez ainsi qu'à croiser cette donnée avec votre chiffre d'Affaires Hébergement afin d'obtenir un ratio de contrôle fiable. Fonctionner ainsi vous assure de ne pas avoir à reprendre le listing de vos factures pour devoir les dispatcher à la main dans votre tableau analytique.
Pour ne pas vous noyer dans les indicateurs inutiles, établissez une liste des indicateurs à suivre et accordez leur un niveau de priorité.
Conseil n°3 : Adopter un plan comptable analytique
N'oubliez pas que la comptabilité est la source de données la plus fiable pour analyser vos coûts.
Il est donc important d’utiliser un plan comptable qui reflète vos besoins analytiques. Vous familiariser avec votre plan comptable vous permettra de gagner un temps précieux dans l'analyse de vos résultats.
Inutile non plus d'en faire trop ! Gardez à l'esprit qu'un plan comptable trop complexe, générera un travail supplémentaire non négligeable pour votre cabinet comptable ou votre collaborateur en charge de la saisie des factures.
Pour cela, il est important de penser votre plan comptable de manière analytique. Ainsi, si vous souhaitez analyser vos charges de personnel par poste (réception, cuisine, chambres) ou si vous souhaitez pouvoir analyser séparément vos achats Petit Déjeuner de vos achats Restauration, il sera nécessaire de disposer de ce détail en comptabilité.
Il sera alors simple de construire votre tableau de bord et de pouvoir suivre de manière proactive les dépenses liées à vos différents postes.
Deux solutions s'offrent à vous :
- utiliser des numéros de comptes distincts pour votre analytique (un compte 6 distinct pour les achats PDJ et les achats restauration)
- utiliser un axe analytique comptable qui ajouté au numéro de compte, donnera la valeur analytique du poste
| 601 - RES | 601 - PDJ |
| ACHATS NOURRITURE RESTAU | ACHATS NOURRITURE PDJ |
Conseil n°4 : Paramétrer votre PMS pour avoir des codes produits simples et compréhensibles pour vos équipes
Comme pour votre plan comptable il est important que votre PMS soit le reflet de votre activité tout en prenant garde à ne pas multiplier les codes produits.
Il en est de même avec la création de codes. Définissez vos besoin clairement afin de trouver le juste milieu entre analyse des produits et flot de données impossible à analyser.
En effet plus vous avez de codes plus il sera compliqué de les affecter dans les bonnes catégories analytiques. De plus, effectuer une analyse multi hôtel pourra se révéler fastidieux si vos codes ne sont pas cohérents d'un établissement à l'autre.
Attention néanmoins à ne pas créer de codes fourre-tout ! Il sont source d'erreurs, et leur utilisation systématique peut vous empêcher de contrôler correctement le travail de votre équipe.
Questionnaire d'aide à la construction de votre plan analytique
- Quel partie de mon activité représente la plus grande partie de mon chiffre d'affaires ?
- Ai-je une stratégie de vente différentes selon mon type de chambre ?
- La restauration et le bar sont-ils des activités indépendantes ou sont-ils des activités annexes à mon hôtel ?
- Ai-je des activités annexes qui méritent une analyse particulière ?
- Ai-je connaissance de mes faiblesses en terme de gestion ?
- Je souhaite analyser mes charges par postes de dépenses ? (hébergement, cuisine eg USALI) ou par type de poste ? (blanchisserie, produits d'accueil)
- Le plan comptable de ma société est-il adapté à mes besoins ?
- Mon comptable a-t-il connaissance de la répartition analytique de mes factures ?
- Mon PMS est il correctement configuré ?
- Mon tableau de bord reflète-il réellement la comptabilité de ma société ?
Conclusion
En vous posant les bonnes questions, vous construirez à coup sûr un plan analytique adapté à votre activité.
Vous aurez alors l'assurance de ne rien laisser passer, et ces petits efforts mis bout à bout vous permettrons de constater une amélioration rapide de vos résultats financiers !
Si vous souhaitez encore plus de rapidité dans le contrôle de vos coûts, e-axess vous propose un plan analytique qui s'adaptera parfaitement à votre activité. Nos solutions calculeront vos ratios en se basant immédiatement sur les masques analytiques que vous aurez défini avec votre conseiller, et vos tableaux de bords reflèteront le niveau de détail nécessaire au pilotage de votre activité.
